L’organisation d’un projet : Agencement & procédures

Pour pouvoir réaliser un projet, il faut avoir une bonne organisation que ce soit au niveau des techniques de travail, soit au niveau du personnel ou de l’équipe. Il existe alors différentes structures qui doivent être créées.

L’Agencement du Projet

Dans ce travail, il existe un comité de pilotage qui a pour missions de valider les orientations du projet, de vérifier globalement sa qualité et de valider ses résultats. Ce comité doit avoir un lien avec d’autres organismes et réaliser, au cours du projet, des arbitrages indispensables aux besoins. Les responsabilités de celui-ci doivent porter sur quelques éléments tels que le suivi financier et l’engagement. On peut également noter la présence d’un comité d’équipe de projet qui a pour responsabilité de faire le suivi des travaux et des éléments accomplis en fonction de l’analyse et de la planification des écarts. Ce comité doit à la fois vérifier l’usage des ressources attribuées et présenter les difficultés techniques et organisationnelles.

Par la suite, il doit résoudre ces problèmes et présenter les variations qui se trouvent dans l’échéancier. Dans cette structure de projet, le comité d’équipe doit aussi planifier les détails de la prochaine procédure et fournir les informations nécessaires et relatives à la décision du pilotage de projet. Par ailleurs, une autre entité entre en jeu : le comité d’utilisateur, il désigne un coordonnateur de ce groupe et formule les nécessités des utilisateurs. Il doit non seulement préparer et arbitrer les choix, mais valider également les livrables. Les missions de ce troisième comité sont d’organiser la mise en œuvre du projet et de faire l’annonce et la formalisation des résultats provenant d’un test d’acceptation.

Les procédures d’acceptation des dossiers du projet

Avant d’entamer à la validation des documents présentant le projet, il faut que les responsables aient la liste des acteurs du projet incluant les organismes et les participants en collaboration. Ces responsables doivent également connaitre la documentation, le signalement des défauts et la demande de changements faits par les clients.

Ces procédures permettent la limitation des retards de validation selon la règle suivante : dès la date de livraison du document, le destinataire a deux jours ouvrables pour donner les remarques au rédacteur et ce dernier aura un jour ouvrable pour introduire ses remarques dans le document corrigé. Cette validation sera ensuite discutée par le comité de pilotage et peut prendre effet au cas où le client donne son accord ou si le destinataire a dépassé le délai.






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